POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH

w Centrum Szkoleniowo – Terapeutycznym SENS Wirginia Wrzesińska

1.    Informacje ogólne

Celem niniejszego dokumentu jest opisanie zasad ochrony danych osobowych oraz dostarczenie podstawowej wiedzy z zakresu ich przetwarzania w Centrum Szkoleniowo-Terapeutyczne SENS Wirginia Wrzesińska,  dalej jako Administrator.

W celu zwiększenia świadomości obowiązków i odpowiedzialności pracowników, a tym samym skuteczności ochrony przetwarzanych zasobów, w dokumencie opisano podstawy prawne przetwarzania danych osobowych oraz scharakteryzowano zagrożenia bezpieczeństwa, podając jednocześnie schematy postępowań na wypadek wystąpienia naruszenia bezpieczeństwa.

Dokument szczegółowo opisuje podstawowe zasady organizacji pracy przy czynnościach przetwarzania w formie tradycyjnej oraz w systemie informatycznym.

Wszelkie zestawienia uzupełniające treść dokumentu zebrano w postaci załączników.

 Przepisy ochrony danych osobowych zawarte są w ustawie o ochronie danych osobowych oraz wydanych do niej aktach wykonawczych. Pełną listę aktów prawnych stanowią:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO (Dz. Urz. UE 4.5.2016 PL L119);
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000).

 2.    Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zawartych w Centrum SENS jest Wirginia Wrzesińska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Centrum Szkoleniowo – Terapeutyczne SENS Wirginia Wrzesińska z siedzibą w 05-800 Pruszków, ul. Powstańców 9/70 ,NIP: 5342393554, REGON: 123186340 zwanej (dalej jako "Administrator")

3.    Kontakt z Administratorem

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem za pomocą poczty elektronicznej, pod adresem: biuro@centrumsens.pl lub telefonicznie pod numerem tel. +48 733 090 988.

4.    Przetważanie danych

        1. ZGODNOŚĆ PRZETWARZANIA Z PRAWEM

• w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca – mając na uwadze konkretneokoliczności przetwarzania danych osobowych;
• jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji z osobą, której dane dotyczą – najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji z osobą, której dane dotyczą;
• jeżeli planuje się ujawnić dane osobowe innemu odbiorcy – najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu.

         2. PRZETWARZANIE ZWYKŁYCH DANYCH OSOBOWYCH

Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią,
  z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

        3. PRZETWARZANIE SZCZEGÓLNYCH KATEGORII DANYCH OSOBOWYCH

Przetwarzanie danych jest zabronione w przypadku danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.

 Przetwarzanie tych danych jest jednak dopuszczalne, jeżeli:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, iż osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić zakazu przetwarzania danych szczególnych;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Administratora lub osobę, której dane dotyczą,
  w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody;
• przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej
  z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą;
• przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub
  w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy;
• przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych
  i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych
  i interesów osoby, której dane dotyczą;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami
  i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego lub zgodnie z umową z pracownikiem służby zdrowia i z zastrzeżeniem warunków i zabezpieczeń, o których mowa w art. 9 ust. 3 Rozporządzenia;
• przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym
  w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub zapewnienie wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej oraz produktów leczniczych lub wyrobów medycznych, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności tajemnicę zawodową;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodniE z art. 89 ust. 1 Rozporządzenia, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą

        4. UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

• Do nadawania i anulowania upoważnień do przetwarzania danych osobowych zarówno w zbiorach papierowych jak i w systemach informatycznych uprawniony jest wyłącznie Administrator danych osobowych. Dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie na jego polecenie bądź na podstawie przepisów obowiązującego prawa.
• Przed wydaniem upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, osoba mająca takie upoważnienie uzyskać ma obowiązek zapoznania się z aktualną Polityką Ochrony Danych Osobowych.
• Upoważnienia nadaje się w zakresie czynności określonych w Rejestrze Czynności Przetwarzania.
• Upoważnienie wydane może być na czas określony lub do odwołania.
• Upoważnienia określają zakres operacji na danych, jak również identyfikator upoważnianej osoby w systemie informatycznym. Upoważnienie wydawane jest jedynie w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych przez Administratora czynności przetwarzania danych osobowych. Zmiana zakresu upoważnienie wymaga ponownego nadania upoważnienie.
• Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Polityki.
• Prowadzona jest również ewidencja nadanych upoważnień, której wzór stanowi załącznik nr 2.
• Za nadawanie upoważnień oraz prowadzenie ich ewidencji odpowiedzialny jest Właściciel.

 5.    Środki ochrony danych osobowych

Administrator stosuje nowoczesne zabezpieczenia organizacyjne i techniczne, aby zapewnić jak najlepszą ochronę Twoich danych osobowych oraz gwarantuje, że przetwarza je zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami o ochronie danych osobowych.

6.    Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Istotnym elementem Polityki Ochrony Danych, a także całego procesu zarzadzania danymi osobowymi przez Administratora Danych jest Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP). Identyfikuje on wszystkie procesy dotyczące danych osobowych zachodzące na wszystkich zbiorach, pozwala na kontrolę nad tymi procesami oraz systemami używanymi do ich realizacji.

RCP stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację jednej z głównych zasad opisanych w RODO, czyli  zasady rozliczalności.

Administrator Danych Osobowych prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe. Rejestr czynności stanowi podstawowe narzędzie do rozliczenia wszystkich obowiązków ochrony danych.

Polityka niniejsza dotyczy przetwarzania wszystkich danych osobowych, przetwarzanych przez Centrum SENS we wszelkiego rodzaju kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych, a także w systemach informatycznych będących w dyspozycji Centrum SENS

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następującym zakresie: